5 Administrar é Nunca Acumular Problemas

O Ótimo é o Maior Inimigo do Bom

O segredo para o sucesso de toda família, empresa e governo é nunca acumular problemas.

Este é o segredo da administração profissional.

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Quando problemas acumulam, o diagnóstico dos problemas seguintes fica mais difícil.

As soluções ficam mais complicadas, a implementação fica mais comprometida, e a avaliação dos resultados fica bem mais questionada.

O vigésimo problema é na realidade consequência do oitavo problema não resolvido.

O décimo quinto, consequência do terceiro.

Aí, você terá enormes problemas ao discutir “prioridades”, quais dos 20 problemas atacar primeiro, e para piorar a sua situação os escolhidos não serão o primeiro, segundo e terceiro como deveriam ser.

Por isto administradores profissionais são tão necessários em empresas, governos e até para administrar conflitos familiares.

A primeira função do administrador é nunca permitir problemas acumularem. Por isto somos chatos, queremos tudo para ontem.

Eles se dedicam integralmente para que problemas não se acumulem, facilitando a vida de todos os envolvidos.

Por isto mulheres estão cada vez mais sendo requisitadas para cargos administrativos. Elas possuem a maioria das qualidades que se espera de um administrador moderno.

Ou como já coloquei anteriormente, a Administração Moderna incorpora muitos dos valores que consideramos mais femininos do que masculinos. O que torna o homem administrador não mais feminino, como imaginariam alguns, mas mais humano.

Como sempre, estamos sugerindo o caminho do meio, administradores menos autoritários e agressivos, e administradoras mais efetivas e incisivas.

Pergunte a um engenheiro, advogado ou psicólogo qual é o estilo gerencial do administrador comum, e eles provavelmente também usariam um único adjetivo.

Provavelmente nos definiriam de “imediatistas”, preocupados com lucros de curto prazo, como Paul Krugman e seus colegas não param de escrever no New York Times.

Administradores, segundo a visão popular, querem tudo para “ontem”, vivem dizendo que “o ótimo é o inimigo do bom”, que precisamos mais de “acabativa” e não de iniciativa.

Algo que uma mãe já sabe intuitivamente que é a única forma de gerenciar uma família.

“Vamos promover um debate e consultar as bases” não é administrar, mas sim postergar.

Infelizmente, a maioria dos administradores não consegue provar a sua utilidade nem sabe explicar exatamente o que faz.

Por isto, eles não ganham o que merecem, por isto não são valorizados.

Muitos acham que administrar é liderar, executar, coordenar, valores essencialmente masculinos.

Isto está até escrito em inúmeros livros de Administração adotados pelas nossas Faculdades de Administração.

Uma organização complexa, que é a empresa moderna, requer a cooperação de milhares de pessoas, dentro e fora da empresa.

E isto inclui cooperação de mulheres em postos de comando, algo que a civilização europeia, americana e brasileira estão longe de implantar.

E, esta cooperação multipessoal  gera inúmeros problemas que se não forem solucionados a tempo afetarão todos os parceiros envolvidos na empresa.

Não permitir que problemas se acumulem talvez seja a tarefa mais importante para o bom andamento de toda família, empresa e nação.

Quando o mundo era gerido por açougueiros, padeiros e fábricas de alfinetes, como observou na época Adam Smith, de fato não havia muitos problemas “acumulados”.

Nem havia necessidade para se contratar administradores.

Tudo funcionava pela Mão Invisível do mercado.

Hoje, o mundo é bem mais complexo e rápido, razão pela demanda crescente de profissionais em administração.

Toda empresa e nação precisa de um corpo de profissionais treinado e dedicado a resolver os problemas de forma rápida.

Não somos imediatistas como muitos acreditam, nós simplesmente estamos evitando que problemas se acumulem um atrás do outro, e nestes casos rapidez de raciocínio e ação são essenciais.

Por isto, nós nos preocupamos tanto com acompanhamento, qualidade total, processos, auditoria, recursos humanos, etc.

Infelizmente, não é assim que a maioria dos intelectuais brasileiros que ocuparam tantos cargos de destaques neste país pensam.

Toda a filosofia de ensino, pelo menos a partir do iluminismo e cientificismo, é voltada para resolver problemas corretamente, até a segunda casa decimal.

Rapidez, só no vestibular.

Países dominados por professores acadêmicos, como o Brasil, estão fadados ao atraso.

Para um acadêmico, todos os dados precisam ser precisos e rechecados. Decisões são postergadas até “termos melhores dados“.

Um acadêmico precisa estar “absolutamente certo”, prefere não tomar uma decisão se não tiver todos os dados necessários.

Quando se acusa o PSDB de ficar sempre em cima do muro, na realidade se comete uma injustiça.

O PSDB, que é um partido de acadêmicos e intelectuais, simplesmente é mais demorado na tomada de decisão, como todo intelectual.

Eles vivem pensando, literalmente.

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Só que resolver problemas corretamente hoje em dia não é o suficiente.

Eles precisam ser resolvidos rapidamente, algo que nossos formadores de opinião, jornalistas e acadêmicos simplesmente não compreendem.

Temos que tomar decisões com os dados que temos, não com os dados que gostaríamos de ter.

O Brasil é um país atrasado porque estamos eternamente acumulando problemas.

É tão óbvia esta constatação que é um espanto que a nossa opinião pública, nossos intelectuais e professores de história nunca perceberam esta simples verdade da história brasileira.

Quando se diz que precisamos fazer a Reforma Política, a Reforma Tributária, a Reforma Judiciária, o que queremos dizer é que deixamos tantos problemas se acumularem nestas áreas que somente uma ampla reforma resolverá o problema.

Se tivéssemos resolvido os problemas na medida que surgiram, o Brasil teria evoluído, teria caminhado para um sistema ótimo, em vez de termos que criar revoluções e enormes reformas de tempos em tempos, que no fundo nos atrasam ainda mais.

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Temos problemas no judiciário, na previdência, na logística, na infraestrutura, na educação, na economia, simplesmente porque não temos um estilo gerencial que se preocupa com a rápida solução de problemas.

E problemas que se acumulam crescem exponencialmente, não linearmente, como todo administrador sabe por experiência.

Quatro entre cinco empresas quebram no Brasil porque são geridas por profissões que não percebem que problemas não podem se acumular. Aí, qualquer crise ou evento fora do comum as abate.

Nenhuma empresa quebra por uma única razão, nenhum avião cai por causa de um único problema. Estas quatro empresas quebram a um custo de capital monstruoso para o país, por falta de um estilo gerencial apropriado.

O Brasil não poupa o suficiente para crescer; e pior, torramos 80% desta poupança em empresas que irão quebrar em quatro anos.

Eu não diria, e nunca disse, que o estilo gerencial do/a administrador/a é superior ao do/a engenheiro/a, do advogado/a ou contador/a.

Infelizmente, estas profissões se sentem ameaçadas pelos administradores à toa. E se mostrarmos que mulheres são excelentes administradoras, as ameaças se tornam maiores ainda para aqueles que não entendem de administração.

Não queremos comandar, gerir, tomar o lugar de ninguém, nem mesmo as administradoras, embora muitas feministas coloquem isso como meta.

Quero deixar claro para todo empresário, sociólogo, engenheiro e político que possam se sentir ameaçados, que o estilo do/a administrador/a não é superior. Ele é simplesmente necessário.

Não podemos permitir que nossos problemas se acumulem simplesmente porque cada profissão acha que seu estilo gerencial é superior.

Nós administradores aceitamos que engenheiros sejam perfeccionistas, que advogados sejam detalhistas, que economistas queiram dados precisos, mas tudo isto tem de ser adequado para não atrapalhar os outros dentro da empresa ou do governo.

Não podemos ficar esperando enquanto os outros seguem seus estilos individuais.

Engenheiros, advogados, contadores enfim, precisam entender que seus estilos gerenciais podem ser superiores e apropriados quando se trabalha sozinho, mas quando se trabalha em grupo é necessário conciliar. 

Trabalhando em grupo, um simples atraso numa reunião atrapalha os outros, imagine um problema que não foi solucionado por anos a fio.

Quando vejo acusarem administradores e empresários de “imediatistas”, que pensamos somente no curto prazo, percebo que estas pessoas nada entendem das funções do administrador, de crescimento, de justiça social, de democracia e de um mundo feliz cheio de realizações, porque tudo é feito na velocidade necessária.

Se você está cansado de um país estagnado, que cresce aquém de suas possibilidades, que acumula pobreza, corrupção, injustiça e inúmeros problemas, converse mais com um administrador.

Ele o ajudará a decidir e implantar suas ideias muito mais rapidamente do que você vem fazendo até hoje.

Mais do que ninguém elas sabem que problemas não podem ficar sem solução por muito tempo, enquanto o maridinho fica pensando por aí.

O problema do Brasil é que devido a 50 anos de gestão acadêmica deixamos dezenas de problemas acumularem e agora a grande discussão é qual resolver primeiro, já que não temos recursos para resolver todos.

Tudo isto exige preparo, treinamento, um código de ética, uma visão epistemológica do mundo, uma determinação e uma coragem que leva tempo para ensinar. Por isto o curso de Administração não é para qualquer tipo de pessoa, ele não combina com alguns tipos de personalidade, especialmente os perfeccionistas, por exemplo.

Se sua empresa, seu governo ou sua ONG anda devagar, parada porque acumulou problemas demais e agora não consegue resolvê-los, contrate um administrador profissional, alguém treinado para resolver problemas de forma competente.

Mas contrate antes disto tudo acontecer porque senão será tarde demais, e não haverá muito que um administrador possa fazer, a não ser lentamente fechar as portas de sua empresa ou organização.

Como administradores conseguem sucesso numa área onde tantos fracassam como os empresários, empreendedores, políticos e governo?

Lei Número 1. Problemas precisam ser identificados logo que ocorrem.

Administradores irão implantar um complexo sistema de avaliação e contabilidade, para identificar todos os problemas no nascedouro.

Irão estabelecer padrões, benchmarks, orçamentos, planos, para justamente identificar problemas assim que eles ocorram.

Eles estarão medindo a sua “pressão” constantemente.

Lei Número 2. Problemas precisam ser resolvidos assim que ocorrem.

Um dos problemas em empresas “administradas” por profissionais de outras áreas é que o mundo acadêmico preza análises e decisões bem feitas, de preferência perfeitas.

Engenheiros, psicólogos, advogados, todos passaram pela experiência de ter tirado zero numa prova por um pequeno erro ou detalhe.

Às vezes, erro de aproximação por calcular 3,9 em vez de 4,0.

Isto leva a um erro administrativo que chamamos de “analysis paralysis”.

Se todo problema for analisado a exaustão, a empresa para.

Mas no mundo acadêmico nada precisa ser feito para amanhã ou ontem.

Professores levam meses para corrigir provas de alunos, nunca leram a lei número um acima.

Lei Número 3. Problemas precisam ser resolvidos sem termos todos os dados à nossa disposição.

Isto em Engenharia e Economia seria uma heresia e uma irresponsabilidade.

Como não saber todos os fatos antes de tomar uma decisão?

Por isto não é fácil ser administrador. A responsabilidade é enorme, justamente porque tomamos algumas decisões “irresponsavelmente” na terminologia de pessoas leigas.

Fazemos isso porque sabemos que não tomar uma decisão, de ficar paralisado analisando um problema à exaustão, também é uma forma de ser irresponsável.

O que na realidade ocorre não é que tomamos decisões às cegas, mas normalmente juntamos dados com diferentes níveis de precisão.

Em contabilidade isto é muito claro.

Os valores do Caixa são precisos até duas casas decimais, os centavos, mas tranquilamente somamos com os valores de Estoques e Ativo Fixo que não tem nem perto, a mesma precisão.

Muitos empresários nem sabem que os dados dos Ativos das empresas são agregados com diferentes níveis de significância.

Os formuladores dos Acordos da Basileia não sabem que o valor do Patrimônio dos Bancos é totalmente impreciso, justamente porque não se permite no Brasil a correção monetária dos balanços.

E mesmo assim usam este valor para criar leis como os Acordos da Basileia, tema que não vou remoer mais uma vez aqui.

Lei Número 4. Uma decisão mal feita é melhor do que uma decisão não feita.

A primeira vez que eu ouvi este conselho, de um dos meus professores de Harvard, tive a mesma reação que você está tendo agora.

Malucos, óbvio que estão brincando, não pode ser sério.

O raciocínio é mais ou menos assim.

Se você tomou uma decisão errada, rapidamente através dos indicadores que já estabeleceu para avaliar tudo o que você faz descobrirá que sua decisão foi equivocada.

E como você é rápido, logo irá corrigir o problema.

É uma questão de postura, mais do que de ciência.

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3 Responses to Administrar é Nunca Acumular Problemas

  1. Marisa Pignataro on 1 de julho de 2014 at 11:51 says:

    “Vamos promover um debate e consultar as bases” não é administrar, mas sim postegar.” Postergar.

    Importância dos controles internos para identificar erros e corrigir rumos.
    Um erro nas empresas é achar que não se pode errar e ficar chateado com as auditorias que apontam as falhas.

  2. Marisa Pignataro on 1 de julho de 2014 at 11:53 says:

    Outro exemplo de demora nas decisões é a criação de GTs toda vez que é necessária uma mudança. GTs, muitas vezes, sem prazo para conclusão.

  3. Dan Reznik on 3 de julho de 2014 at 18:28 says:

    Sou engenheiro, mas sempre fui orientado à ação com dados imprecisos e/ou incompletos, baseando-me em gut feeling e o q o pessoal chama de “engineering judgement”. Acho q por isso sai correndo da academia apos o PhD, e hoje estou administrando minha propria empresa, cometendo 1000s de erros, mas aprendendo por aqui…

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